Réglementation 2018 sur les balances poids-prix à ticket
1/ Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants qui utilisent un "logiciel de caisse", ce qui inclut les balances poids prix avec ticket utilisées à cette fin, devront s’équiper obligatoirement d’un système certifié NF 525 ou LNE pour les opérations réalisées avec leurs clients particuliers.
Tout assujetti à la TVA qui détiendra un balance poids prix avec ticket permettant de mémoriser ses opérations d'encaissement doit donc, à compter du 1er janvier 2018, être en mesure de justifier que son matériel respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage, soit par la production d'un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation, soit par la production d'une attestation individuelle qui lui aura été délivrée.
Concrètement, il est possible de distinguer trois grands types de configuration possibles :
- l'utilisation d'une balance comptoir poids/prix : la balance doit être certifiée
- l'utilisation d'une balance comptoir poids/prix avec une solution de connexion à une caisse certifiée : la balance et la caisse doivent être toutes les deux certifiées
- l'utilisation d'une balance tactile intégrée ou terminal point de vente, qui intègre à la fois une solution de pesage et d'encaissement, certifié : l'ensemble de la solution doit être certifié.
Si le système actuel de pesage et d'encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou faire l'objet d'une attestation, il doit alors s'équiper d'un nouveau matériel à compter du 1er janvier 2018.
Condition d'"inaltérabilité"
La garantie d'inaltérabilité peut être obtenue par plusieurs techniques permettant d'une part d'empêcher l'accès de l'utilisateur à des fonctionnalités de modification des données validées et d’autre part de détecter tout accès/modification des données de règlement. Toute modification ou correction doit être détectable.
La solution doit donc garantir l'inaltérabilité de toutes les données élémentaires (enregistrement initial et corrections), fournir une fonctionnalité de suivi des modifications et permettre l'accès aux données en cas de contrôle par l'administration.
Conservation des données
Ces données peuvent faire être stockées dans un support externe d'archivage (clé USB, disque optique ou disque dur externe). L'ensemble des données doivent être conservées (dans le système de caisse) et archivées (sur support externe) et leur inaltérabilité et leur traçabilité doivent être garanties pendant six ans. Elles doivent être archivées au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable au moyen d'un processus obligatoirement prévu par le logiciel.
Dans la pratique, trois types de balances poids-prix à ticket co-existeront sur le marché, en conformité avec la réglementation :
- les balances poids-prix à ticket dont la fonction de mémorisation a été occultée; elle ne sont donc capables que de délivrer au client un ticket sans pouvoir éditer la "fin de journée" et sortent ainsi du champ d'application de cette nouvelle réglementation. En revanche, elles nécessitent en parallèle l'utilisation d'un caisse incluant un logiciel y répondant.
- les balances poids-prix à ticket disposant d'une mémoire interne suffisante pour cette conservation,
- les balances poids-prix à ticket disposant d'un logiciel et d'un système externe d'archivage (clé USB, disque optique ou disque dur externe)
Nous vous proposons ici des balances poids-prix à ticket répondant à cette réglementation.
2/ Pour les commerçants qui utilisent une caisse enregistreuse certifiée fiscale selon cette même réglementation, ou qui remplissent un journal de caisse, ou qui ne sont pas assujettis à la TVA, l'utilisation d'une balance poids prix avec ticket non conforme à la loi des finances 2018 est possible.
Par exemple: si un commerçant dispose d'une balance avec ticket, généralement dotée de mémorisation, mais non conforme à la loi 2018, il peut enregistrer les encaissements de ses clients dans une caisse enregistreuse non connectée à la balance. Dans ce cas, seule la caisse doit être certifiée.
3/ Les balances poids prix sans ticket, quand à elles, ne sont pas touchées par cette nouvelle réglementation, puisqu'elles ne mémorisent aucune opération.
